itSMF Norge

Vedtekter

Vedtektene for itSMF Norge er fastsatt av generalforsamlingen, og kan endres av denne med 2/3-dels flertall. Vedtektene bygger på tilsvarende bestemmelser i England tilpasset norske forhold. Vedtektene har i alt 13 paragrafer.

  • Navn
  • Formål
  • Virksomhet
  • Struktur
  • Medlemmer
  • Generalforsamling
  • Ekstraordinær generalforsamling
  • Styret
  • Styremøte
  • Æresmedlemskap
  • Økonomi
  • Vedtektsendringer
  • Valgkomité
  • Oppløsning


Vedtekter for itSMF Norge

Disse vedtekter ble fastsatt av den konstituerende generalforsamling den 3. april 2003.

1. Navn

Organisasjonens navn er IT Service Management Forum Norge. Som kortform benyttes på norsk itSMF Norge og på engelsk itSMF Norway.

2. Formål

itSMF Norge er en medlemsorganisasjon hvis formål er å fremme beste praksis innen IT Service Management. Organisasjonen skal være anerkjent innen IT-industrien og blant brukerne som det fremste organ for IT Service Management i Norge.

itSMF Norge er tilsluttet itSMF International.

3. Virksomhet

Organisasjonen skal være et forum hvor medlemmene kan utveksle synspunkter, dele erfaringer og delta i videreutviklingen av beste praksis og relevante standarder, i tillegg til å tilby et sett av tjenester som gir reell verdi for medlemmene.

a. Etablere og vedlikeholde en medlemsmasse som favner flest mulig virksomheter innen offentlig og privat sektor, samt relevante leverandører av utstyr og tjenester.

b. Representere medlemmenes interesser og synspunkter.

c. Være et forum hvor man bringer sammen brukere, leverandører og andre interessenter i IT tjenester og produkter.

d. Støtte og påvirke, og hvor naturlig, produsere og utgi beste praksis, standarder og veiledninger for IT Service Management, som ITIL, andre relevante rammeverk og standarder.

e. Øke graden av profesjonalisme innen fagområdet gjennom å fremme og utvikle sertifiseringer som er anerkjent over hele verden.

f. Utvikle et økende tilbud av tjenester som gir medlemmene fordeler.

g. Anerkjenne og belønne personer og virksomheter som yter vesentlige bidrag til utviklingen av beste praksis, standarder og profesjonalisme innen området IT Service Management.

h. Vedlikeholde organisasjonens økonomiske levedyktighet.

i. Øke den generelle kjennskapen til IT Service Management.

4. Struktur

Organisasjonen består av medlemmer, generalforsamling, styre, utvalg og æresmedlemmer.

5. Medlemmer

a. Medlemskategorier.

Medlemskap kan være Individuell, Bedrift eller Leverandør.

  • Individuelt medlemskap er for enkeltpersoner i brukerorganisasjoner eller hos leverandører hvor selskapet ikke har eget medlemskap.
  • Bedrift medlemskap er beregnet for virksomheter som har en IT-funksjon som er ansvarlig for IT-driften i egen organisasjon, selv om hele eller deler av den daglige driften er outsourcet. Det kan være flere nivåer etter antall navngitte personer.
  • Leverandør medlemskap er beregnet for virksomheter som selger tjenester knyttet til IT Service Management, inkludert forvaltning av anlegg, selv om de også har en intern IT-funksjon. Hvorvidt en virksomhet velger Bedrift eller Leverandør medlemskap er avhengig av de medlemsfordeler man ønsker. Det kan være flere nivåer etter antall navngitte personer.
  • Bedrift eller Leverandør medlemmer kan velge å være Globale medlemmer, som innebærer medlemsrettigheter i alle land hvor det finnes en nasjonal avdeling av itSMF.
  • Styret fastsetter de endelige medlemskategorier, de fordeler som er knyttet til medlemskapet og kontingentsatsen for hver kategori.

    b. Medlemsplikter.

    Medlemmene forplikter seg til å:

  • betale medlemskontingenten fullt ut i henhold til de betingelser som gjelder ved fakturatidspunktet.
  • betale alle andre forpliktelser til itSMF i forhold til mottatte varer og tjenester fullt ut i henhold til de betingelser som gjelder ved fakturatidspunktet.
  • rette seg etter vedtekter og andre bestemmelser fastsatt av generalforsamlingen.
  • støtte organisasjonens formålsbestemmelse.
  • fremme organisasjonens mål.
  • opptre på en profesjonell måte og å avstå fra enhver aktivitet som kan bringe itSMF eller noen av dens medlemmer i vanry.
  • c. Brudd på medlemsforpliktelsene.

    itSMF forbeholder seg rett til å trekke tilbake medlemskapet til et medlem som ikke overholder forpliktelsene ovenfor. En beslutning om å trekke tilbake medlemskap avgjøres av styret, og er endelig.

    6. Generalforsamling

    Generalforsamlingen er åpent for alle medlemmer, og holdes normalt i forbindelse med den årlige konferansen.

    Innkalling og sakspapirer til generalforsamling skal sendes til medlemmene senest tre uker før møtet finner sted.

    Hvert medlem har en stemme, uavhengig av hvilken kategori medlem de tilhører. Et medlem som ikke har anledning til å møte personlig på generalforsamlingen, kan gi skriftlig fullmakt til et annet medlem til å stemme på sine vegne. Hver fremmøtt kan maksimalt ha én fullmakt. Fullmakten må være signert og spesifisere om den er generell eller bundet til en sak.

    Styret utarbeider et fullmaktsskjema til utsendelse ved neste års innkalling.

    Generalforsamlingens saksliste skal minst inneholde:

  • Styrets årsberetning
  • Årsregnskap og revisors beretning
  • Valg av styre og revisor
  • Innkomne forslag
  • Valg av neste valgkomité
  • Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen kan fremmes av styret eller av tre medlemmer sammen. Forslag fra medlemmer må være innkommet til styret minst åtte uker før generalforsamlingen. Innkomne forslag skal nevnes i møteinnkallingen.

    Generalforsamlingen er beslutningsdyktig når minst fem medlemmer er til stede.

    7. Ekstraordinær generalforsamling

    Ekstraordinær generalforsamling holdes hvis styret eller fem medlemmer skriftlig krever det.

    Ekstraordinær generalforsamling holdes senest ti uker etter at slikt krav er fremsatt.

    Ekstraordinær generalforsamling kan bare behandle de saker som er årsaken til at det holdes. For øvrig gjelder de samme regler som for ordinære generalforsamlinger.

    8. Styret

    Styret velges av generalforsamlingen for to år av gangen og slik at halvparten av styrets medlemmer er på valg hvert år. Styret består av leder, nestleder, økonomileder, fire styremedlemmer og to varamedlemmer.

    Styrets oppgaver er å:

  • sikre at itSMF oppnår sine uttalte mål.
  • utvikle en samlet forretningsstrategi for organisasjonen på kort og lang sikt.
  • fastsette budsjett.
  • opprette utvalg og utnevne medlemmer til disse.
  • godkjenne virksomhetsplanene for de enkelte utvalg.
  • motta rapporter fra utvalg og andre tillitsvalgte.
  • føre tilsyn med måloppnåelse og økonomistyring og gi veiledning ved behov.
  • rapportere til generalforsamlingen.
  • Et Bedrift- eller Leverandør-medlem kan ikke ha mer enn en person som medlem av styret samtidig.

    Styrets leder kan velges blant alle medlemskategorier. Styrets leder skal representere helheten i medlemsmassen og på lik linje med øvrige medlemmer av styret ikke representere den virksomheten vedkommende er ansatt hos. Minst to av styrets øvrige medlemmer må også være fra brukerorganisasjonene.

    Styret har fullmakt til å frita et medlem fra vedkommendes tillitsverv, inkludert styreverv, hvis vedkommende ikke utfører sine oppgaver overfor organisasjonen på en tilfredsstillende måte. En slik beslutning krever to tredelers flertall i styret.

    9. Styremøte

    Styret skal møtes minst fire ganger i året.

    Utvalgslederne deltar i styremøtene og fungerer som bindeledd mellom styret og sine respektive utvalg.

    Styreleder kan invitere gjester til møtene med talerett men ikke stemmerett.

    Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.

    10. Æresmedlemskap

    itSMF er svært avhengig av innsats og god vilje fra styremedlemmene, og vil fra tid til annen anerkjenne dette ved å utnevne et medlem til æresmedlem som, når vedkommende trekker seg fra aktiv tjeneste, oppfattes å ha gjort en ekstraordinær innsats for itSMF. Det er ingen begrensning på hvor mange æresmedlemmer organisasjonen kan ha. Æresmedlemskap er livslangt og innebærer ingen forpliktelser eller ansvar.

    11. Økonomi

    itSMF Norge er en medlemsorganisasjon, og således en not-for-profit organisasjon. Det er likevel viktig at organisasjonen har finansiell stabilitet, og det er derfor en målsetting å opparbeide og vedlikeholde en egenkapital som er tilstrekkelig til ett års ordinær drift (inkludert den årlige konferansen). Denne reserven skal kun brukes i påkomne tilfeller og eventuell bruk skal alltid rapporteres til generalforsamlingen.

    Redelighet

    Styremedlemmer, andre tillitsvalgte og eventuelle ansatte, deres nærmeste familie og selskaper forbundet med disse er uttrykkelig forbudt å ha noen direkte eller indirekte økonomisk vinning fra deres forbindelse med itSMF annet enn for ordinære utlegg og leveranser av varer eller tjenester levert under normale avtaler og dokumentert som dette.

    Utgifter

    Som en non-profit organisasjon er det i medlemmenes interesse at utgiftene holdes så lave som mulig. Hvis utgifter ikke kan dekkes på annen måte, vil rimelige utgifter i forbindelse med organisasjonens virksomhet bli dekket for tillitsvalgte. Nærmere retningslinjer for kostnadsdekning fastsettes av styret.

    Sponsorer

    Leverandør-medlemmer kan være sponsor for et bestemt arrangement eller for den generelle driften av organisasjonen. Styret utarbeider nærmere retningslinjer for hvordan Leverandør-medlemmer kan profilere seg overfor medlemmene gjennom sponsing eller på annen måte.

    12. Vedtektsendringer

    Disse vedtekter kan endres av generalforsamlingen med 2/3-dels flertall.

    13. Valgkomité

    Valgkomité består av tre personer som velges av generalforsamling for tre år av gangen. Medlemmene velges etter rotasjonsprinsipp slik at den til enhver tid har ett utgående og ett nytt medlem. Utgående medlem er komitéens leder. Ved frafall fra komitéen velges erstatning for samme antall år som medlemmet som skal erstattes. Medlemmer til valgkomitéen nomineres fra lokalavdelingene og innstilles av styret.

    14. Oppløsning

    Organisasjonen kan oppløses med 2/3-dels flertall på en ordinær generalforsamling. Beslutningen skal gjentas med 3/4-dels flertall på ekstraordinær innen 8 uker hvor dette er eneste sak.

    Eventuelt overskudd skal gå til itSMF International, eller hvis denne ikke eksisterer lenger, til et veldedig formål etter styrets beslutning.

    Revidert tirsdag 7. mars 2017